Microsoft 365 patrí medzi najrozšírenejšie pracovné platformy na svete. Word, Excel, Outlook, Teams, OneDrive či SharePoint sú dnes prirodzenou súčasťou fungovania firiem aj štátnych organizácií.
Čoraz častejšie sa však v Európe objavuje otázka, ktorá ešte pred niekoľkými rokmi nebola pre väčšinu organizácií prioritou:
Je rozumné, aby bola celá organizácia technologicky závislá od jedného dodávateľa?
Švajčiarsko je jednou z krajín, ktoré sa rozhodli túto otázku riešiť prakticky. Časť jeho štátnej správy a najmä vojenské kybernetické zložky začínajú využívať open-source platformu openDesk, ktorá má predstavovať alternatívu k tradičnému kancelárskemu a cloudovému ekosystému.
Nejde pritom o snahu zo dňa na deň „zahodiť Microsoft“. Dôležitejšia je možnosť mať vlastnú, otvorenú a kontrolovateľnú alternatívu.
Digitálna suverenita nie je len módne slovo
Pojem digitálna suverenita sa v posledných rokoch objavuje čoraz častejšie. V praxi znamená schopnosť organizácie rozhodovať o svojich technológiách, dátach a infraštruktúre bez kritickej závislosti od jedného externého dodávateľa.
Pri bežnej firme to môže znamenať napríklad otázky:
- Kde sa nachádzajú naše dáta?
- Kto k nim môže pristupovať?
- Čo sa stane, ak dodávateľ zmení podmienky služby?
- Dokážeme službu v prípade výpadku nahradiť?
- Máme prístup k svojim dátam aj bez konkrétnej platformy?
- Vieme v prípade potreby prejsť k inému riešeniu?
Pri štátnej správe alebo armáde sú tieto otázky ešte podstatnejšie.
Švajčiarsko preto nechce byť v situácii, keď by kritické pracovné procesy záviseli výhradne od jednej komerčnej cloudovej platformy.
Prečo je dôležitý open-source?
Open-source neznamená automaticky lepší softvér. Jeho výhoda je predovšetkým v otvorenosti a možnosti kontroly.
Organizácia môže mať väčšiu kontrolu nad tým, ako je riešenie prevádzkované, kde sú uložené dáta a akým spôsobom jednotlivé komponenty spolupracujú.
Pri vhodne navrhnutej infraštruktúre navyše nemusí byť organizácia viazaná na konkrétneho poskytovateľa cloudu.
To je zaujímavé nielen pre vlády, ale aj pre firmy, ktoré pracujú s citlivými informáciami alebo nechcú svoju technologickú budúcnosť postaviť výhradne na jednom ekosystéme.
openDesk nie je „nový Word“
Jednou zo zaujímavých vecí na platforme openDesk je práve jej širší záber.
Nejde iba o alternatívu k Wordu alebo Excelu. Platforma spája viacero nástrojov potrebných na každodennú kancelársku prácu – od dokumentov a kalendára cez e-mail a správu súborov až po komunikáciu a videokonferencie.
Jednotlivé časti môžu byť postavené na samostatných open-source technológiách, ktoré sú integrované do spoločného používateľského prostredia.
Pre používateľa tak nie je podstatné, aký konkrétny softvér sa nachádza v pozadí. Dôležité je, že dostane jedno pracovné prostredie, v ktorom môže vykonávať bežné kancelárske úlohy.
Práve tento prístup môže byť v budúcnosti zaujímavou alternatívou k veľkým uzavretým ekosystémom.
Švajčiarsko však Microsoft jednoducho nevypína
A práve tu je švajčiarsky prístup zaujímavý.
Civilná štátna správa neprechádza na nový systém naraz. Najskôr prebieha testovanie a paralelná prevádzka s existujúcim Microsoft 365.
Do konca budúceho roka by mal byť systém nasadený približne u 3 000 vybraných pracovníkov. Celkový počet zamestnancov federálnej štátnej správy je pritom približne 47 000.
Švajčiarsko na tento projekt vyčlenilo približne 9 miliónov švajčiarskych frankov.
Cieľom teda nie je okamžitá náhrada všetkých existujúcich systémov. Štát si chce najskôr overiť, čo takáto migrácia technicky a finančne znamená.
A to je podľa nás veľmi rozumný prístup.
Najväčší problém nie je samotný softvér
Pri migrácii z Microsoft 365 na inú platformu nie je najväčšou výzvou nainštalovať nový kancelársky balík.
Problémom je celý ekosystém, ktorý okolo Microsoftu za roky vznikol.
Firma môže mať napríklad:
Microsoft 365 → Entra ID → Teams → SharePoint → OneDrive → Exchange → interné aplikácie → automatizácie → zálohovanie → firemné procesy
Tieto technológie spolu často úzko súvisia.
Preto môže byť prechod na inú platformu podstatne náročnejší, ako sa na prvý pohľad zdá.
Treba riešiť migráciu dát, používateľské účty, prihlasovanie, oprávnenia, integrácie, bezpečnosť, zálohovanie, školenia používateľov a v neposlednom rade aj existujúce firemné procesy.
Technológia je iba jedna časť problému.
Znamená to, že firmy by mali opustiť Microsoft?
Nie.
Pre veľké množstvo firiem je Microsoft 365 veľmi dobré a praktické riešenie. Poskytuje široký ekosystém služieb, kvalitnú integráciu a množstvo nástrojov, ktoré by bolo nákladné budovať samostatne.
Dôležité je skôr to, aby firma vedela, na čom je závislá.
Ak je celá firemná infraštruktúra postavená na jednom dodávateľovi, je dobré mať pripravený plán pre prípad, že sa niečo zmení.
Nemusí ísť ani o geopolitický problém.
Stačí:
- výpadok služby,
- zmena licenčných podmienok,
- výrazné zvýšenie cien,
- zmena funkcionality,
- bezpečnostný incident,
- strata prístupu k účtom,
- problém s konkrétnou cloudovou službou.
Dobrá IT stratégia preto nie je iba o tom, čo používame dnes. Mala by myslieť aj na to, čo urobíme, ak sa podmienky zajtra zmenia.
Open-source ako poistka
Práve tu vidíme najväčší potenciál open-source riešení.
Nie každá firma potrebuje kompletne nahradiť Microsoft 365. V niektorých prípadoch však môže dávať zmysel mať alternatívne riešenia pre vybrané časti infraštruktúry.
Môže ísť napríklad o vlastný cloud, zálohovací systém, open-source komunikačné nástroje, lokálne uloženie kritických dát alebo alternatívne riešenia pre spoluprácu.
Výsledkom nemusí byť „Microsoft vs. open-source“.
Oveľa rozumnejší prístup môže byť:
Microsoft tam, kde dáva zmysel. Open-source tam, kde prináša väčšiu kontrolu. A vlastná infraštruktúra tam, kde sú dáta alebo služby príliš kritické na to, aby sme ich nechali úplne mimo našej kontroly.
Čo si z toho môže odniesť slovenská firma?
Švajčiarsky príklad podľa nás neukazuje, že Microsoft 365 končí.
Ukazuje niečo oveľa dôležitejšie – technologická nezávislosť začína byť strategickou témou.
Pre firmu môže byť preto užitočné pravidelne si prejsť:
- Kde máme uložené firemné dáta?
- Máme kvalitné a nezávislé zálohy?
- Vieme obnoviť kritické dáta bez pôvodnej služby?
- Ako by sme fungovali pri niekoľkodňovom výpadku cloudu?
- Máme prístup k administrátorským účtom a bezpečnostným kľúčom?
- Vieme exportovať svoje dáta?
- Ako náročný by bol prechod k inému dodávateľovi?
Takéto otázky nemusia znamenať, že treba meniť používané technológie.
Často stačí už samotné poznanie rizík a pripravený plán.
Technológie, ktoré dávajú zmysel
Digitalizácia nemá byť o tom, že firma používa čo najviac technológií. Dôležité je, aby technológie pomáhali firme fungovať bezpečnejšie, efektívnejšie a spoľahlivejšie.
Švajčiarsky experiment s openDesk preto vnímame skôr ako zaujímavý signál než ako vojnu proti Microsoftu.
Budúcnosť IT pravdepodobne nebude patriť iba jednému riešeniu.
Firmy aj štátne organizácie budú čoraz viac kombinovať cloudové služby, vlastnú infraštruktúru, open-source technológie a špecializované systémy podľa toho, čo je pre konkrétnu organizáciu najvhodnejšie.
A presne pri tom má zmysel mať po svojom boku partnera, ktorý sa nepozerá iba na jednu konkrétnu technológiu, ale na celé IT prostredie firmy.
NANOCOM s. r. o. – Technológie, ktoré dávajú zmysel.